Software für Kreishandwerkerschaften

„Der Verbandsmanager der SEWOBE AG ist eine moderne und cloudbasierte Software, welche einen einfachen Zugriff mit Endgeräten jeder Art (Laptop, Tablet, Handy, etc.) online ermöglicht. Für eine Kreishandwerkerschaft sind alle Funktionen, die für die Verbandsverwaltung notwendig sind, enthalten. Besonders gut gefallen uns die Gremium Verwaltung, die Buchhaltung, die Mitgliederverwaltung, die Eventverwaltung sowie die Online-Befragungen, da diese Module uns den organisatorischen Alltag in der Kreishandwerkerschaft enorm erleichtern. 90 Prozent unserer Ziele für die Bereiche Organisation und Verwaltung konnten wir mit der Einführung der SEWOBE Verwaltungssoftware bereits im ersten Jahr umsetzen und dadurch die Abläufe deutlich optimieren.“

– Geschäftsführer Daniel P. Herkommer, Kreishandwerkerschaft Lörrach, 03/21

Herr Herkommer, sind Sie zufrieden mit unserer Softwarelösung?

Die Verbandssoftware hat uns gezeigt, dass sie sich sehr gut mit unseren Wünschen vereinen lässt. Bisher habe ich keine schlechten Erfahrungen gemacht. Falls ich neue Funktionen oder Wünsche habe, wird in enger Zusammenarbeit mit dem SEWOBE Team an einer Lösung gearbeitet.

Warum haben Sie eigentlich nach einer Verbandssoftware gesucht?

Früher haben wir die Mitgliederverwaltung, Datenerfassung und Kontaktpflege über Excel Dateien erfasst. Außerdem wurde die Buchhaltung mit einer weiteren externen Software durchgeführt. Unser größter Wunsch war eine Kreishandwerkerschaftssoftware, die möglichst viele Verwaltungsaufgaben in einem System erfasst. Die Innungssoftware sollte Schnittstellen herstellen können und gobd/ dsgvo konform sein. Die Kreishandwerkerschaft Lörrach hat in den vergangenen Jahren bereits organisatorische Veränderungen durch die Einführung von „Google Business“ eingeleitet, wodurch wir einen digitalisierten Ausgangspunkt für unsere Kreishandwerkerschaft gelegt haben. Durch die Datenablagerung in der Cloud haben wir bereits erste Schritte in der Digitalisierung vorgenommen. Dennoch hatten wir in der Kreishandwerkerschaft keine Softwarelösung für die Verwaltung von Innungen. Das Ziel unserer Suche war eine einheitliche, cloudbasierte, zentrale Software für die komplette Kreishandwerkerschaft und ihre Innungen.

Wie kamen Sie zur Entscheidung die Softwarelösung der SEWOBE auszuprobieren?

Die Suche nach einer Software für Kreishandwerkerschaften gestalteten wir anfangs über Internetrecherche. Durch den Vergleich unserer Bedürfnisse und Anforderungen mit verschiedenen Softwareanbietern sind wir auf die Software der SEWOBE AG gestoßen. Die Software VerbandsMANAGER hat sich schnell als geeignete Software für unsere Kreishandwerkerschaft mit Innungen erwiesen, da die Innungssoftware unseren Ansprüchen übertrifft. Die hierarchische Struktur der Verwaltungssoftware, die Möglichkeit zur Mitgliederverwaltung, zur kontaktverknüpfenden Buchhaltung, zum Management von Events sowie das Verschicken von Serienmails haben mich begeistert. Zudem bin ich von der Expertise und der Anteilnahme an meinen Wünschen und Bedürfnissen von Seiten des SEWOBE Teams begeistert. Durch meine Erfahrungen im IT-Bereich habe ich hohe Anforderungen gestellt, die Herr Weishaupt (Technischer Vorstand, SEWOBE AG) und Herr Trausch (Kaufmännischer Vorstand, SEWOBE AG) seit Beginn der Zusammenarbeit sehr gut umsetzen.

Welche Zielvorstellungen waren mit dem Einführen der Verbandssoftware verbunden?

Wir wollten eine Verwaltungssoftware für unsere Kreishandwerkerschaft mit ihren Innungen. Es sollte eine Softwarelösung sein, welche die Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Gremienverwaltung sowie Eventverwaltung beinhalten. Zudem war uns eine einfache Bedienung mit Supportmöglichkeiten bei Fragen und Problemen von großer Bedeutung.

Welche SEWOBE Softwarelösung nutzen Sie?

Wir verwenden den VerbandsMANAGER der SEWOBE AG, eine Online-Lösung speziell abgestimmt auf die Bedürfnisse und Anforderungen für Verbände. Wir haben das Produkt mit dem Buchhaltermodul ergänzt. Jede Innung hat die Buchhaltung in seiner eigenen Maske.

Seit wann wird die Software für Mitgliederverwaltung der SEWOBE verwendet?

Seit April 2020 haben wir den VerbandsMANAGER bei uns eingeführt. Durch den täglichen Umgang mit der Verbandssoftware sind wir nach und nach auf weitere Module aufmerksam geworden, die entweder bereits Teil der Softwarelösung VerbandsMANAGER sind oder ohne Umstände zusätzlich integriert werden können. Außerdem haben wir bereits das komplette Jahr 2020 in der Buchhaltung der Software erfasst. Zu unserem Glück haben wir die SEWOBE Software vor dem Beginn der Corona-Pandemie eingeführt. Wir können zu jeder Zeit von zu Hause aus dem Home-Office Verwaltungsaufgaben der Kreishandwerkerschaft bewältigen.

Was hat sich durch die Einführung der Software für Kreishandwerkerschaften und Innungen bei Ihrer Datenverwaltung geändert?

Die Organisation der Mitgliederverwaltung in der Kreishandwerkerschaft erfolgt nun tagesaktuell, schneller, effizienter, zentraler und transparenter. Es kann zu jeder Zeit von jedem Ort von jedem Endgerät auf die Software zugegriffen werden, wodurch wir Zeit sparen und Effizienz sichern. Die Verwaltung der Software der Kreishandwerkerschaft und Innungen übernehmen größtenteils unsere Geschäftsstellenangestellten. Durch die Corona-Pandemie haben wir komplett auf Home-Office umgestellt. Durch die Flexibilität der cloudbasierten Software der SEWOBE AG besteht für uns jederzeit an jedem Ort die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben der Kreishandwerkerschaft abzuschließen. Die Implementierung unserer Mitgliederdaten erfolgte problemlos, sodass wir einen reibungslosen Übergang zur neuen Software hinbekommen haben. Zudem ermöglicht der VerbandsMANAGER eine optimierte Buchhaltung. Rechnungen bzw. Belege können schnell aufgefunden, geschrieben und eingeordnet werden. Dieser Prozess erfolgte zuvor über eine externe Buchhaltungssoftware, welche jedoch keine Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung herstellen konnte. Durch die Einführung der Verbandssoftware haben wir fast alle notwendigen Daten, die wir als Kreishandwerkerschaft zur Verwaltung benötigten, in einem Softwaresystem.

Ein weiterer Aspekt ist die Hierarchieverwaltung. Für uns war es wichtig, dass die Mitgliederdaten zentral verwaltet werden können. Dabei sollte es unabhängig davon sein, ob man sich in einer Innungsbuchhaltung befindet, oder in der Kreishandwerkerschaft (z.B. für ein Mailing an alle Schreiner). Man hat somit keine Doppelerfassung und das Mitglied nur einmal zu pflegen.  

Eine letzte Veränderung, die ich hervorheben will, ist die Kommunikationsverbesserung in unserer Kreishandwerkerschaft. Durch das Verschicken von Serienmails können wir unsere Mitglieder bequem und schnell über tagesaktuelle Themen informieren. Die Serienmailfunktion erleichtert unsere Kommunikation in diesem Bereich um bis zu 99 Prozent, denn durch das Verfassen einer einzigen E-Mail bietet die Software die Möglichkeit, personalisierte Serienmails zu erstellen und an die Mitglieder nach unserer Wahl zu verschicken. Dies kann entweder auf Ebene Verband, oder aus der jeweiligen Innung heraus erfolgen.

Welche Funktionen schätzen Sie am meisten?

Eines meiner Hauptanliegen war die elektronische Anbindung an das Online-Banking, welche die Softwarelösung der SEWOBE AG unterstützt. Die Funktion „Eventmanager“ hat mich außerdem beeindruckt, da wir somit eine Verbundenheit zu und zwischen den einzelnen Innungen herstellen können. Zudem will ich an dieser Stelle die Gremienverwaltung hervorheben. Durch die lückenlose und aktuelle Dokumentation der Gremienverwaltung hat man jederzeit einen Überblick über die Funktionen der jeweiligen Mitglieder und findet somit schnell den richtigen Ansprechpartner. Da beispielsweise die Obermeister der jeweiligen Innungen ehrenamtlich beschäftigt sind, ist es für uns wichtig, dass man z.B. Geburtstage nicht vergisst. Durch die Verwaltungssoftware haben wir die Möglichkeit, uns über Ehrentage etc. informieren zu können.

Wie würden Sie den VerbandsMANAGER in einem Satz beschreiben?

Der VerbandsMANAGER der SEWOBE AG ist eine moderne Software, welche keine Hardware benötigt und einen einfachen Zugang mit Endgeräten jeder Art (Tablet, Handy, etc.) ermöglicht. Für eine Kreishandwerkerschaft sind alle Funktionen, die für die Verbandsverwaltung notwendig sind, enthalten. Der VerbandMANAGER könnte durchaus als „Software für Kreishandwerkerschaften“ oder als „Innungssoftware“ bezeichnet werden.

Die Kreishandwerkerschaft Lörrach ist der fachunabhängige und freiwillige Zusammenschluss aller Handwerksinnungen im Landkreis Lörrach. Die Körperschaft des öffentlichen Rechts untersteht der Rechtsaufsicht der zuständigen Handwerkskammer Freiburg im Breisgau. Zu unseren Aufgaben gehören die wirtschaftliche und politische Interessensvertretung der jeweiligen Innungen unserer Region. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Durchführung der Gesellenprüfungen der jungen Handwerker.

Herr Daniel P. Herkommer ist seit 2019 alleiniger Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Lörrach. Seine Hauptaufgaben bestehen aus der Organisation und Administration der Kreishandwerkerschaft Lörrach. Vor der Tätigkeit als Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft war Herr Herkommer mehr als 13 Jahre bei der Lamello Group of Companies (Premium Dienstleister für Holzverarbeitungstechnik) beschäftigt. Nach dreijähriger Tätigkeit als Kaufmännischer Geschäftsführer hat Herr Herkommer aufgrund des Standortes die Tätigkeit als Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Lörrach übernommen.

Wie ist die Kreishandwerkerschaft Lörrach aufgebaut?

Die Kreishandwerkerschaft Lörrach ist eine von 280 Kreishandwerkerschaften in Deutschland. Herr Herkommer betreut 12 Innungen mit mehr als 450 Handwerksbetrieben. Jede dieser 12 Innungen wird von einem Obermeister vertreten. Die „Sperspitze“ der Kreishandwerkerschaft bildet Martin Ranz als Kreishandwerkerschaftsmeister.

Welche Aufgaben hat eine Kreishandwerkerschaft?

Die Hauptaufgaben der Kreishandwerkerschaft sind das Vertreten der Interessen der Handwerksinnungen des Bezirks Lörrach, die Unterstützung der Innungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben, die Förderung und Vertretung der gewerblichen, wirtschaftlichen, politischen und sozialen Interessen der Mitglieder der Handwerksinnungen sowie die Durchführung die von der Handwerkskammer innerhalb ihrer Zuständigkeit erlassenen Vorschriften und Anordnungen. Das Vertreten der regionalen politischen Handwerkerstimme rückt bei den täglichen Aufgaben oftmals in den Vordergrund. Eine weitere Aufgabe besteht in der Ausbildung der jungen Handwerker. Die Kreishandwerkerschaft Lörrach stellt den Prüfungsausschuss und führt die Prüfungen der Auszubildenden in Zusammenarbeit mit der Handwerkskammer Freiburg durch.

Wie groß ist die Kreishandwerkerschaft?

Die Kreishandwerkerschaft Lörrach besteht aus 12 Innungen mit rund 450 Handwerksbetrieben. Zu den einzelnen Innungen gehören die KFZ-Innung, die Bäcker-Innung, die Elektro-Innung, die Fleischer-Innung, die Friseur-Innung, die Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik-Innung, die Maler-Innung, die Metallbau-Innung, Die Gipser-Innung, die Schreiner-Innung, die Kachelofen- u. Heizungsbau-Innung sowie die Zimmerei-Innung. Die Geschäftsstelle der Kreishandwerkerschaft Lörrach umfasst den Geschäftsführer Herr Herkommer und 5 weitere Sachangestellte.