Erfahrungsbericht: seit zwei Jahren Online Mitgliederverwaltung

Ein Auszug aus dem Verbändereport 5/2014.

Der 1991 gegründete Interessenverband ist die offizielle Vertretung der studierenden Sanitätsoffizier Anwärter SanOA der Bundeswehr. Mitglieder sind Soldaten aus den Studienrichtungen und Approbationen zum Human- oder Zahnmediziner sowie Veterinäre und Apotheker. Der Verein setzt sich aus Vorstand, Aufsichtsrat und der Standortvertreterversammlung zusammen. Die Anzahl der Mitglieder stieg bis heute auf 1.700 stetig an.

Vor Beginn der Suche nach einer Lösung wurde im ersten Schritt eine Analyse des abzubildenden Bedarfs vorgenommen. Da sich der Verein auf geschäftsführender Ebene vollständig aus ehrenamtlichen Mitgliedern zusammensetzt, die zudem über ganz Deutschland verteilt arbeiten, war zunächst aufgrund beschränkter Zeitressourcen die einfache Einarbeitung in ein neues System oberste Prämisse. Die räumliche Distanz der einzelnen Gremienmitglieder zueinander definierte zudem die Notwendigkeit eines flexiblen Datenzugriffs mit abgestufter Rechtevergabe auf einzelne Informationen und Dokumente. Nicht zuletzt erfordert der satzungsgemäße Wechsel des Vorstands nach einer Legislaturperiode von zwei Jahren die Möglichkeit zur einfachen und transparenten Übergabe der jeweiligen Geschäftsbereiche.

Eine weitere Anforderung setzt den ständigen und ortsunabhängigen Zugriff auf das System voraus. Auch grenzte die maximale Budgetierung für die Ersteinrichtung sowie monatliche Folgekosten die Auswahl der Anbieter ein.
Nach Evaluierung verschiedener Online- Lösungen entschieden wir uns für die Einführung des SEWOBE VerbandsMANAGERs. Hier sind bereits sehr viele Basisfunktionen eingebracht, die unsere definierten Anforderungen gut abbilden. Zudem stellte SEWOBE in Aussicht, die fehlenden Funktionen sukzessiv mit uns gemeinsam zu definieren und in der bestehenden Lösung zu implementieren.

Mit den Optionen, die wir über den Verbandsmanager bekommen haben, konnten bereits kurz nach der Einführung wesentliche Arbeitsprozesse erleichtert werden. War zunächst der Umgang mit der Software ungewohnt und bedurfte einer gewissen Zeit der Einarbeitung, ließ sich innerhalb kürzester Zeit der Aufwand für tägliche Routine-Aufgaben deutlich reduzieren. Das Abrechnen von Fahrtkosten für Funktionsträger wie auch das Verschicken von individualisierten Serienbriefen konnte so beispielsweise mit minimalem Arbeitseinsatz erledigt werden.
In Zusammenarbeit mit der SEWOBE GmbH war es möglich, Schnittstellen bei der Abrechnung von Mitgliederbeiträgen und den Nutzungsverwaltungen einzurichten. Auf die spezielle Anforderung zu einer empirischen Erhebung im Rahmen einer Online-Mitgliederumfrage hat uns die SEWOBE umfassend unterstützt, sodass es möglich war, einfach auszuwertende Datensätze im Rahmen einer Zufriedenheitsbefragung zu erheben.

Der Deutsche SanOA e.V. hat im vergangenen Jahr eine für den Sanitätsdienst repräsentative Studie veröffentlicht, die gleichzeitig Grundlage für eine medizinische Dissertation wurde. Ohne die strukturierte Möglichkeit der Erfassung von Daten über das Modul Online-Befragung hätte in diesem Ausmaß in dieser kurzen Zeitspanne kein solches Ergebnis erzielt werden können. Insbesondere die Option einer Follow-up-Studie zu dem bereits erfassten Thema der Mitgliederzufriedenheit ist aktuell in der Planung. Besonderes Augenmerk gilt hier dem Rohdatenexport in ein Format, das kompatibel ist zu den gängigen Statistikprogrammen.
Zudem schon die Registrierung von Teilnehmern über eine Anmeldemaske erprobt und der komplette Prozess von der Abbuchung der Tagungskosten bis hin zur Rechnungserstellung und Erfassung von Mitgliederdaten in das System über diese Art und Weise in wenigen Schritten realisiert wurde. War vorerst die manuelle Eingabe der via Post und E-Mail eingesandten Anmeldungen Standard, kann nun vor allem die Geschäftsstelle durch die vereinfachte Erfassung von rein bürokratischen Arbeiten massiv entlastet werden, sodass mehr Zeit für kreative bzw. inhaltliche Arbeit bleibt.

Trotz der immensen Verbesserung von internen Prozessen gibt es für die Projektbeteiligten noch einen langen Themenkatalog für weitere Optimierungen. Bewährt hat sich der flexible Onlinesupport per Teamviewer; so lassen sich komplizierte Einrichtungsprozesse schnell gemeinsam durchführen.

Der Auszug aus dem Verbändereport ist als PDF verfügbar.

Erfahren Sie mehr über den deutschen SanOA auf der offiziellen Webseite des SanOA e.V..