E-Mail Grabber / Bounce-Management im VerbandsMANAGER

Der E-Mail Grabber im Verbandsmanager ist eines unserer Spezialmodule, die als Zusatz für verschiedene Anwendungsfälle dient. Sie ermöglicht das automatisierte Einlesen von E-Mails aus einem Postfach. Dabei greift unser Server per IMAP auf das Postfach zu, liest die Mails im Posteingang ein, führt verschiedenste Aktionen basierend auf den eingelesenen Mails durch und verschiebt die Mails schlussendlich in einen anderen Ordner im Postfach, sodass diese beim nächsten Zugriff keine Notwendigkeit besteht , es erneut zu verarbeiten.

Bouncemanager

Ein wichtiger Anwendungsfall für unseren Mailgrabber ist das automatisierte Verarbeiten von sogenannten Bounces. Das sind Benachrichtigungsmails, die Sie nach einem versuchten Mailversand an eine bestimmte Empfängeradresse darüber informieren, dass die Zustellung nicht möglich war. SDas Mailsystem der Domain des Empfängers versendet automatisch an ein vom Absender bestimmtes Postfach. Im Normalfall ist das, dass direkte Absender-Postfach. Jedoch besteht die Möglichkeit auch ein dediziertes Bounce-Postfach einzurichten, die dann bei dem versenden der Mails übergeben werden Auf Ihren Wunsch, übernehmen wir die Einrichtung eines solchen Postfaches.

Warum ist es wichtig, auf diese „Bounces“ zu reagieren?

Wenn Sie häufig sehr viele Mails versenden und möchten, dass diese Mails auch zugestellt werden, dann muss Ihr Mailserver eine gute Reputation bewahren. Dafür sollte bei jedem Versand der Anteil der Mails, die nicht zustellbar waren und somit einen „Bounce“ generieren möglichst gering sein. Denn heutzutage merken sich viele der großen Mailprovider, wann und wie häufig von einem bestimmten Absender versucht wurde, eine Mail an einen Empfänger zu versenden, bei dem zuvor bereits die Zustellung nicht möglich war.

Sollten Sie sich also nicht um ihre Bounces kümmern und diese nicht erreichbaren Empfänger weiter anschreiben, kann es dazu kommen das Sie vom E-Mail-Provider als Absender mit einer schlechten Reputation eingestuft werden. Das bedeuten, dass Ihre E-Mails z.B. zeitverzögert oder gar nicht zugestellt werden. Besonders beim Versand von Rechnungen muss dies um jeden Preis zu vermieden werden.

Bounce-Management bedeutet also, die Bounces, die man nach einem Mailversand erhält, zu berücksichtigen und den Datenbestand dieser Kontakte so zu bearbeiten, dass diese nicht erneut auf der selben Mailadresse angeschrieben werden.

Das kann man natürlich komplett manuell machen, jedoch ist dies teilweise ein hoher Aufwand, besonders beim Versand vieler Mails. Dafür hat die Verwaltungssoftware den Bounce Manager, welcher den Großteil dieses Prozesses automatisiert und Ihnen somit hilft, Zeit und Geld einzusparen.

Automatische Erkennung von Bounce Information

Der Bounce Manager schaut sich den Posteingang ihres Postfach für Bounce Meldungen an und überprüft jede Mail. Dabei versucht der Manager die Meldungen zu Kontakten zuzuordnen und den Bounce Statuscode zu finden (SMTP-Codes nach RFC norm). Dadurch weiß der Manager, ob es sich um ein Soft- oder Hard-Bounce sich handelt. Falls dieser Schritt funktioniert befolgt das Modul die Regel, welche Sie in der Konfiguration hinterlegt haben. Schließlich löst der Eventlogger ein Event aus.

Dieser benachrichtigt Ihre Kunden, ob die Bearbeitung der Bounces erfolgreich oder nicht waren. Falls die Bearbeitung fehlgeschlagen ist, wird die Bounce Meldung in einen Ordner für manuelle Verarbeitung verschoben. Jener der den Eventlogger abonniert hat, kann somit diese dann manuell nachpflegen.

Konfiguration der Weiterverarbeitung der Bounce Meldungen

Sie können verschiedene Kategorien zur automatischen Weiterverarbeitung der Bounces festlegen. Dazu konfigurieren Sie, für welcher Fall welche Kategorie mit eingreifen sollen.

Sei es nach 3-mal fehlgeschlagenen Versenden der Mail, dass sie diese E-Mail nicht mehr verschicken oder den Kontakt aus der Mailing List löschen. Bei den meisten Aktionen wird der Eventlogger ein Event auslösen. Rechnungen werden hierbei weiterhin versendet.

E-Mail-Archivierung

Ein anderer Anwendungsfall ist das Importieren von Mails als Dokument beim jeweils passenden Kontakt in unserer Software. Der Grabber liest in diesem Fall die Mails in einem Postfach ein und versucht Sie anhand der Empfänger- oder Absender-Adresse, die keine „interne“ Mailadresse ist, zu einem Kontakt in der Verwaltung zuzuordnen.

Bei dem wird die Mail dann mitsamt ihrer Dateianhänge als Dokument angelegt. Falls die automatisierte Zuordnung über die Mailadresse fehlschlagen sollte, wird die Mail in eine Importliste eingeordnet, wo es möglich ist die Zuordnung der Mail manuell durchzuführen.

Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Verlauf der Kommunikation beim Kontakt selbst einzusehen, da ja auch ausgehende Mailanschreiben als Dokument archiviert sind.

Es ist außerdem möglich, den Grabber für die E-Mail-Archivierung bei Bedarf mit anderen Mailgrabbern zu kombinieren.

Sonderprogrammierungen

Auf Ihren Wunsch können wir die Grundkomponente Mailgrabber als Basis für eine individuelle Sonderprogrammierung nach Ihren Bedürfnissen verwenden. Beispielsweise ist es möglich, den Grabber als Auslöser von Workflows zu verwenden, oder andere Aktionen auf Basis von Dateninhalten durchzuführen, die als Mail in einem bestimmten Postfach eingehen.

Falls Sie eine maßgeschneiderte Lösung benötigen, bei der auf Mails aus einem Postfach zugegriffen werden muss, melden Sie sich bei uns!