Die weltweit größte Wasserrettungsgesellschaft DLRG setzt auf Software aus Augsburg, um den Generationenwechsel zu unterstützen. Wie kann für junge Funktionsträger die ehrenamtliche Arbeit erleichtert und effizient organisiert werden? Um diese Herausforderung zu bewältigen, führt die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft den SEWOBE DLRG-Verbandsmanager zur Mitgliederverwaltung ein und professionalisiert damit die Verbands- und Verwaltungsarbeit.
Große Herausforderungen für die DLRG
Die weltgrößte Wasserrettungsgesellschaft DLRG hatte ein Problem: Jede der 2000 Gliederungen nutzt eine von mindestens 20 unterschiedlichen und teilweise in die Jahre gekommenen klassischen PC-Vereinssoftware-Lösungen – gleichzeitig kämpf der Verband mit einem sich in den Jahren vollziehenden Generationenwechsel, der neue junge Funktionsträger an die Spitze bringen soll. Um beides zu meistern, soll die Verwaltung der 1,6 Millionen Mitglieder und Förderer in 2.000 Gliederungen effizienter und moderner werden. Bei einem so großen Verband wird auch eine strukturierte revisionssichere Buchhaltung zur Mammutaufgabe. Eine neue Software-Lösung, mit der diese Aufgaben gemeistert werden können, musste her.
Hohe Anforderungen an die neue Software
Das IT-Team entwickelte ein dickes Pflichtenheft mit Anforderungen an die neue Software. Diese waren u.a.:
- einfache und effiziente Aufgabenverteilung ermöglichen
- Mitgliederverwaltung und Buchhaltung vereinfachen
- Einhaltung neuer EU-Datenschutz-Vorgaben
- schnell erlernbares Programm
- Vereinheitlichung der Software.
SEWOBE macht mit ausgereiften Vorschlag das Rennen
Dank ihrer langjährigen Erfahrung mit online-basierten Software-Lösungen für Mitgliederverbände hatte die Augsburger SEWOBE schon eine weit ausgereifte Lösung in petto: „Wir haben uns für die Online-Lösung des Augsburger Softwarehersteller SEWOBE entschieden, weil ein Großteil der benötigten Funktionen bereits in der SEWOBE Mitgliederverwaltungssoftware VerbandsMANAGER vorhanden war“, so Thorsten Reus, Vizepräsident der DLRG. Zusätzlich notwendige Funktionen wurden sukzessive innerhalb eines definierten Zeitplans integriert.
DLRG VerbandsMANAGER – Die Funktionen
Der neue DLRG VerbandsMANAGER vereinfacht die Verwaltungsarbeit durch seine zahlreichen Funktionen erheblich:
- In der Mitgliederverwaltung gehören doppelte Adressen der Vergangenheit an. Bei jedem Mitglied wird außerdem die Mitgliederqualifikation den jeweils Berechtigten angezeigt.
- Online-Banking, Mahnwesen und Beitragsverwaltung wurden in der Finanzverwaltung integriert, so dass diese Prozesse automatisiert ablaufen und der manuelle Aufwand deutlich verringert wird.
- In der Buchhaltung mit automatischer Vorkontierung werden Rechnungen künftig automatisch verbucht.
- Die Hierarchieverwaltung fasst alle Gliederungen eines Landesverbandes in einer Datenbank zusammen.
- Mit der Ehrungsverwaltung können künftig die Ehrungen der Mitglieder ebenfalls über den DLRG VerbandsMANAGER verwaltet werden.
Ein feingliedriges Rechtesystem im SEWOBE VerbandsMANAGER sorgt dafür, dass fachspezifische Daten von den jeweils Verantwortlichen eingesehen und genutzt werden können – aber, auch das ist wichtig, von niemandem sonst.
Insgesamt bringt die Vereinheitlichung der Software schon jetzt erste Erleichterungen. Alltägliche Herausforderungen wie die Organisation von Urlaubs- oder Krankheitsvertretung oder die Verteilung von Aufgaben lassen sich über den DLRG VerbandsMANAGER nun professionell und effizient organisieren.
Die Umsetzung: Installationsschulung und erste Erfahrungen
Der Umgang mit der neuen Software ist relativ einfach zu erlernen. Die Gliederungen arbeiten zunächst in einem Schulungssystem mit ihren Vereinsdaten. Wenn die neuen Abläufe und Strukturen fachlich gefestigt sind, erfolgt die Datenmigration in das neue Produktivsystem. Nur wer jeweils zuständig ist, erhält Zugang zu den Mitgliederdaten – diese müssen bei Bedarf jeweils von der Ortsgruppe für die höheren Ebenen freigeschaltet werden, beispielsweise wenn Ehrungen oder Qualifikationen zu den Kontakten hinzugefügt werden sollen. Bevor der Zugang zur Software erteilt wird, muss jeder Funktionsträger eine Datenschutzerklärung unterschreiben. Die Kosten für die Grundinstallation und deren Nutzung trägt der Bundesverband. Vergrößert die Gliederung der DLRG die Benutzerzahl oder die Ablagebereiche für Dokumente und Nachweise werden die Kosten intern weiterverrechnet.
Landesverband Württemberg ist Vorreiter
Im Landesverband Württemberg hat die Zukunft schon begonnen. Dort wird der DLRG-VerbandsMANAGER bereits erfolgreich eingesetzt. Der ehrenamtliche Projektleiter Jürgen Radecke ist stolz auf das Zukunftsprojekt in seinem Landesverband. Auch SEWOBE Geschäftsführer Thomas Weishaupt ist mit dem Projektverlauf sehr zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit der DLRG ist immer hochprofessionell. Selten war ein Projekt so professionell aufgestellt im Bereich Projektmanagement, Abwicklung und Supportbetreuung.“ Aufgrund der guten Erfahrungen wird die Software-Lösung innerhalb der nächsten drei Jahre auf den Gesamtverband (18 Landesverbände mit 2.000 Gliederungen) ausgeweitet. Bereits jetzt finden Schulungen und Seminare statt. Eine bundesweite Arbeitsgruppe koordiniert die deutschlandweite Einführung, den Anwendersupport und die zukünftige Programmweiterentwicklung.
Über die DLRG
Die DLRG ist mit über 1,6 Millionen Mitgliedern und Förderern die größte Wasserrettungsorganisation der Welt. Seit ihrer Gründung im Jahr 1913 hat sie es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen vor dem Ertrinken zu bewahren. Schirmherr ist Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier. Die DLRG ist die Nummer Eins in der Schwimm- und Rettungsschwimmausbildung in Deutschland. Von 1950 bis 2016 hat sie über 22 Millionen Schwimmprüfungen und über viereinhalb Millionen Rettungsschwimmprüfungen abgenommen. In über 2.000 Gliederungen leisten die ehrenamtlichen Helfer pro Jahr fast acht Millionen Stunden freiwillige Arbeit für die Menschen in Deutschland. Die Kernaufgaben der DLRG sind die Schwimm- und Rettungsschwimmausbildung, die Aufklärung über Wassergefahren sowie der Wasserrettungsdienst. Rund 36.000 Mitglieder wachen jährlich weit mehr als drei Millionen Stunden über die Sicherheit von Badegästen und Wassersportlern. Mehr Informationen unter www.dlrg.de.
Über SEWOBE
Seit 1998 Jahren entwickelt die SEWOBE Online-Lösungen für Kunden- und Mitgliederverwaltungen. Mit der Markteinführung der Online Vereinssoftware VereinsMANAGER war die SEWOBE der erste Hersteller von cloudbasierter Mitgliederverwaltungssoftware in Deutschland. Die SEWOBE ist heute erfolgreicher Anbieter von integrierten und hochfunktionalen Cloudsoftware Lösungen für Verbände, Gewerkschaften, Parteien und große Vereine. Als Premiumanbieter von Online-Vereinssoftware mit innovativen und zuverlässigen Lösungen trägt die SEWOBE dazu bei, die Effizienz von Organisationen nachhaltig zu verbessern.
