Der häufigste Grund liegt bei den Sicherheitseinstellungen von E-Mailanbietern wie GMX, Web.de und T-Online.
Um dieses Problem zu lösen, gibt es, in Abhängigkeit der Möglichkeiten, die ihr Provider bietet, zwei Möglichkeiten.

 Die beste Methode ist der Eintrag des eigenen SMTPs, wenn dies nicht gehen sollte, dann ein SPF Record Eintrag bei Ihrem Provider, damit wird unser Versandserver offiziell authorisiert, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden.

1. Von SEWOBE empfohlene Methode: SMTP-Daten (Simple Mail Transfer Protocol) im MANAGER Eintragen

Eine weitere Methode, um die Spam-Rate zu reduzieren, wäre das Eintragen der Zugangsdaten Ihres eigenen SMTP-Servers in den Einstellungen unter „Einstellungen/Grunddaten/Grunddaten“ unter der Überschrift „SMTP-Daten für den Email-Versand“.

Dort finden Sie vier Felder, die für die Konfiguration nötig sind:

SMTP-Host: Bezeichnet den Namen des Postausgangservers des jeweiligen Anbieters (z.B. mail.gmx.net)
SMPT Benutzername: Es handelt sich dabei um eine Mailadresse, eine Kundennummer oder einen Benutzernamen.
SMPT Passwort: Hierbei handelt es sich um das Passwort, mit dem Sie sich in Ihren Email-Account einloggen.
SMTP Port: Bezeichnet den Ausgangsport. Der Standard-Port für SMTP ist der Port 25, oder 465 als SSL-Port. Für neuere SSL-Verschlüsselungen wird evtl. auch Port 587 verwendet. (GMX z.B. versendet über Port 465)

Falls Ihnen die SMTP-Daten Ihres Emailanbieters nicht bekannt sein sollten, finden Sie diese in der Regel auf dessen Webseite. Andernfalls hilft eine Google-Suche z.B. nach „SMTP“ und dem Namen Ihres Anbieters.

Wenn sie über mehrere Absenderadressen verfügen, ist es wichtig auf die Relay-Fähigkeit des E-Mailkontos zu achten, da diese Relay-Fähigkeit für das Versenden über weitere Adressen wie „info2@hier-steht-ihre-musterorganisation.de“ nötig ist.
Einige E-Mailprovider legen auch eine Mengenbegrenzung für versendende E-Mails fest. Dies bedeutet, dass pro Stunde, Tag bzw. Monat nur eine begrenzte Anzahl an Emails abgeschickt werden darf. In diesem Fall ist natürlich jede aus dem MANAGER verschickte Email relevant (gerade bei größeren Serienmails).
 
   
 2. SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) in der Absenderdomain

Die Anpassung des SPF-Eintrages teilt den SPAM Filtern mit, dass der SEWOBE Server berechtigt ist, im Namen Ihrer Domain www.hier-steht-ihre-musterorganisation.de die Serien-E-Mails zu versenden. Ein solcher SPF-Eintrag muss in der Absenderdomain in den DNS Ihres Providers eingetragen werden und dient zum Schutz vor Manipulation durch Unbefugte.

Hinweis: ein SPF-Record kann nur gesetzt werden, wenn eine eigene Domain zur Verfügung steht.
Bei Mailprovidern wie gmx.de funktioniert dies nicht!

Der SPF-Eintrag muss als TXT-Record (ein frei definierbarer Text in der DNS-Zone) in der Zonendatei des DNS-Servers Ihrer Domain eingetragen werden. Dort müssen Sie einen Eintrag mit der SEWOBE IP-Adresse einfügen. Damit werden die zum Mailversand berechtigten SMTP-Server zu einer Domain benannt.

Der vollständige Eintrag sieht am Ende also beispielsweise so aus:
musterorganisation.de TXT „v=spf1 a mx include:spf.mailing-server.org -all“

Bei 1&1 können Sie z.B. unter der jeweiligen Domain „DNS-Einstellungen bearbeiten – TXT Eintrag hinzufügen“ Ihren TXT-Eintrag hinzufügen.

Wie Ihr E-Mail Ausgang via SMTP verknüpft wird, erfahren Sie im folgenden Link:

So verbindest Du deinen Postausgang via SMTP mit dem Programm 
Quelle:synatos GmbH
 
 
Gerne bieten wir ihnen hierzu Unterstützung an, da dieses Thema für normale Nutzer fast nicht allein zu schaffen ist.