Saldo korrigieren
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Buchungszeile einfügen / Neue Buchung anlegen (für Debitoren)
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie eine Buchungszeile bei einem Kontakt einfügen möchten. Uneinbringliche Forderungen (ausbuchen), eine Rechnung wurde bezahlt (Zahlungseingang erfassen) oder eine Lastschrift ist zurück gegangen (Rechnung reaktivieren und Gebühr einbuchen) sind alles Mögliche Szenarien, in denen es sinnvoll sein kann eine Buchungszeile einzufügen, um den Saldo des Kontaktes zu korrigieren.
Einige diese Geschäftsvorfälle werden mit anderen Funktionen eleganter abgedeckt, da mit diesen Funktionen gleichzeitig die dazu passende Buchungszeile eingetragen wird. In diesem Fall möchten wir die Buchungszeilen aber manuell einfügen.
Ein grundlegendes Verständnis, wie Zahlungen erfasst werden, ist für die Verwendung dieser Funktion empfehlenswert. Hier drei Begriffe, die wir für die Bearbeitung etablieren müssen.
Soll-Buchung: Erwartete Zahlung, aufgeteilt nach Netto, Steuer, Mahngebühr und Rücklastgebühr.
Ist-Buchung: Erfolgte Zahlung, aufgeteilt nach Netto, Steuer, Mahngebühr und Rücklastgebühr.
Saldo: Die Differenz, die herauskommt, wenn Soll und Ist miteinander verglichen werden. Im Idealfall 0€. Sollte der Saldo negativ sein, schuldet uns der Kontakt noch Geld. Sollte der Saldo positiv sein, hat der Kontakt ein Guthaben bei uns.
Hinweis: Die Zahlungsübersicht, zu finden unter Kontakt>Finanzdaten>Übersicht>Zahlungsübersicht, dient der korrekten Erfassung des Saldos beim Kontakt bzw. zur Kontrolle des Saldos. Diese Daten werden zwar auch für die Buchhaltung verwendet, eine solche Buchungszeile hat jedoch nur entfernt etwas mit einem Buchungssatz gemein. Bitte befreien Sie sich von Ihren Vorstellungen von Soll und Haben.
Vorgehen:
Beispiele zu 4.
Wie Sie sehen, kann jedes Feld mit positiven und negativen Werten befüllt werden, je nachdem ob Sie einen Zugang oder Abgang erwarten bzw. ein Zugang oder Abgang erfolgt ist.
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie eine Buchungszeile bei einem Kontakt einfügen möchten. Uneinbringliche Forderungen (ausbuchen), eine Rechnung wurde bezahlt (Zahlungseingang erfassen) oder eine Lastschrift ist zurück gegangen (Rechnung reaktivieren und Gebühr einbuchen) sind alles Mögliche Szenarien, in denen es sinnvoll sein kann eine Buchungszeile einzufügen, um den Saldo des Kontaktes zu korrigieren.
Einige diese Geschäftsvorfälle werden mit anderen Funktionen eleganter abgedeckt, da mit diesen Funktionen gleichzeitig die dazu passende Buchungszeile eingetragen wird. In diesem Fall möchten wir die Buchungszeilen aber manuell einfügen.
Ein grundlegendes Verständnis, wie Zahlungen erfasst werden, ist für die Verwendung dieser Funktion empfehlenswert. Hier drei Begriffe, die wir für die Bearbeitung etablieren müssen.
Soll-Buchung: Erwartete Zahlung, aufgeteilt nach Netto, Steuer, Mahngebühr und Rücklastgebühr.
Ist-Buchung: Erfolgte Zahlung, aufgeteilt nach Netto, Steuer, Mahngebühr und Rücklastgebühr.
Saldo: Die Differenz, die herauskommt, wenn Soll und Ist miteinander verglichen werden. Im Idealfall 0€. Sollte der Saldo negativ sein, schuldet uns der Kontakt noch Geld. Sollte der Saldo positiv sein, hat der Kontakt ein Guthaben bei uns.
Hinweis: Die Zahlungsübersicht, zu finden unter Kontakt>Finanzdaten>Übersicht>Zahlungsübersicht, dient der korrekten Erfassung des Saldos beim Kontakt bzw. zur Kontrolle des Saldos. Diese Daten werden zwar auch für die Buchhaltung verwendet, eine solche Buchungszeile hat jedoch nur entfernt etwas mit einem Buchungssatz gemein. Bitte befreien Sie sich von Ihren Vorstellungen von Soll und Haben.
Vorgehen:
- Klicken Sie „neue Buchung anlegen“
- Passende Buchungsart und Bezeichnung auswählen
- Rechnungsnummer auswählen. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Rechnung ausgewählt haben. Buchungszeilen müssen immer einer bestehenden Rechnung zugeordnet werden.
- Der Kern jeder Buchungszeile. Befüllen Sie die Soll- und Ist-Felder mit den Werten, welche Sie erwarten bzw. die erfolgt sind.
Beispiele zu 4.
- Sie erhalten eine Zahlung in Höhe von 50€ ohne Steuer
- Sie reduzieren eine Ausgangsrechnung um 10€ Brutto wegen Minderleistung
- Ein Zahler ist Überfällig und Sie möchten 5€ Gebühr anlegen. Korrekterweise bitte über den Mahnlauf machen, zu Demonstrationszwecken
- Eine Lastschrift über 75€ platzt mit Gebühren von 7,50€. Der Zahlungseingang wurde bereits vermerkt!
- Sie verzichten auf eine uneinbringliche Mahngebühr
Wie Sie sehen, kann jedes Feld mit positiven und negativen Werten befüllt werden, je nachdem ob Sie einen Zugang oder Abgang erwarten bzw. ein Zugang oder Abgang erfolgt ist.
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