Einzelkommunikation

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Oft will man schnell eine Mail an eine einzelne Person senden und es ist wichtig, dass diese auch für die Kollegen dokumentiert wird. Für diesen Zweck wurde die Einzel- Email entwickelt. Hier lassen sich auf der Basis von Vorlagen, individuelle Mails verfassen.

Um eine Einzelkommunikation mit einem Kontakt zu starten, wählen Sie zuerst die Art der Kommunikation aus. Dabei haben Sie die Wahl zwischen DOCX/RTF, Email und PDF-Brief. Im Anschluss können Sie aus den hinterlegten Vorlagen die passende auswählen. Sollten Sie viele Vorlagen besitzen, erleichtert die vorherige Zuordnung in Gruppen und Sprache das Finden der gesuchten Vorlage. Vorlagen können unter Einstellungen/Dokumentenverwaltung/Dokumentenvorlagen angepasst und auch neu angelegt werden. Daher macht es Sinn, sich immer zuerst zu überlegen, ob man eine Kommunikation nur einmal benötigt oder ob es nicht sinnvoll ist, erst die Vorlage zu erstellen, um diese später öfter nutzen zu können.  
Die Dokumente können nur in dem Dateiformat verwendet werden, in dem sie auch abgelegt worden sind

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Wenn Sie daraufhin eine E-Mail, in einer Einzelkommunikation versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus und klicken Sie entweder das Drei-Striche-Menü (neue Kontaktsuche) oder das SEWOBE-O (alte Kontaktsuche) aus.
• Klicken Sie Kommunikation starten an. Nun öffnet sich ein neues Dialogfenster (Dokumentenassistent).
• Wählen Sie die Sprache und die Art E-Mail aus, inklusive der jeweiligen Gruppe und die entsprechende Vorlage.
• Erstellen Sie daraufhin die E-Mail mit dem Button Dokument erstellen.
• Das Dialogfenster aktualisiert sich und mit dem button Email(s) versenden können Sie die Nachricht nun versenden.