In Formularen ist es durch die neue Datenschutzgrundverordnung pflicht, Benutzer auf den Datenschutz hinzuweisen und eine aktive Zustimmung für den E-Mail-Versand zu erfassen. Aus diesem Grund haben wir eine Funktionen geschaffen, mit der Sie einen Verweis auf die Datenschutzerklärung hinterlegen und das Einverständnis zum E-Mail-Versand erfassen können.
Hinweis: Bei der Umsetzung unterstützt Sie die SEWOBE gerne. Legen Sie hierzu ein kostenpflichtiges Ticket an, alternativ können Sie die Templateänderungen auch selbst vornehmen. Bitte die folgende Anleitung nur verwenden, wenn Sie mit der Materie vertraut sind. Das Template (Formularvorlage) kann von Ihnen nur auf den SEWOBE-Standard zurück gestellt werden. Falls eine Wiederherstellung notwendig werden würde, müsste die Informationen aus dem Backup der SEWOBE geholt werden.

Checkbox (Auswahlkästchen) Zustimmung E-Mail-Versand (neues Feld)
Wichtig: Um diese Funktion nutzen zu können, muss die E-Mail-Versand-Funktion gesamt aktiv sein.  Was ist das für eine Funktion?
Mit der neuen Funktion für den E-Mail-Versand haben Sie die Möglichkeit, den E-Mail-Versand direkt zu erfassen und zu protokollieren. Hierzu müssen Sie im Template (Formularvorlage) folgenden Platzhalter einbinden:

1. ###ZUSTIMMUNG_EMAILVERSAND### (Fügt Checkbox = Auswahlkästchen ein)

 
Achten Sie darauf, dass der Platzhalter im Bereich ###FORMULAR### eingebunden wird.
Laden Sie anschließend die HTML-Datei hoch.
Sobald die Checkbox (Auswahlkästchen)  im Newsletterformular oder im Veranstaltungsmanager eingebunden ist, wird dies automatisch zum Pflichtfeld.

Sonderfunktion zur Entziehung der Berechtigung:
Binden Sie den Platzhalter ###ABMELDEN### in das Abmeldeformular. Dieser setzt eine Checkbox (Auswahlkästchen), die dafür sorgt, dass der Abmeldende die Zustimmung vom E-Mailversand zurücknehmen kann.
Achtung: Das Abmeldeformular ist in der gleichen HTML-Datei wie die Anmeldung und alle anderen Schritte.

Datenschutzhinweis einbinden
Um diese Funktion zu nutzen, muss ein Standardfeld in das Formular eingetragen werden. Hierzu gehen Sie unter Einstellungen -> Unsere Spezialmodule -> Newsletterformular und wählen das Formular aus. In den Grundeinstellungen können Sie nun einen Datenschutzhinweis pflegen. Hierbei bietet Ihnen die SEWOBE einen Mustertext an, welchen Sie für Ihren Datenschutz anpassen müssen.
Als nächstes benötigen Sie zwei Platzhalter, welche Sie in das Template (Formularvorlage) einbauen müssen. Hierzu laden Sie sich die aktuellen Ressourcen Ihres Anmeldeformulars einfach rein (Datei ansehen, dann per Rechtsklick Seitenquelltext untersuchen auswählen. Das nun angezeigte Ergebnis vollständig kopieren und in eine HTML-Datei abspeichern. Alternativ vorher die Seite speichern, um eine HTML-Datei zu erhalten.). Nun müssen zwei Platzhalter eingebaut werden, dazu bearbeiten Sie das Dokument und schreiben Sie unterhalb der Datenfelder (auch durch Platzhalter erkennbar, welche mit dreimal #  umrahmt sind) folgende Platzhalter:

1. ###DATENSCHUTZ_LABEL### (Gibt folgenden Text aus: Ich habe nachfolgende Datenschutzhinweise gelesen und akzeptiere diese.)
2. ###DATENSCHUTZ_TEXT### (Gibt Text aus, welcher von uns eingetragen wurde).

 
Bitte achten Sie bei der Einfügung darauf, dass die Platzhalter zwischen den Bereichen ###FORMULAR### befinden.
Laden Sie jetzt die Datei hoch.

Mustertext Datenschutz:
https://module.sewobe.de/unsere-homepagemodule/newsletter-formular/anmeldeformular/
Vereine und Verbände:
Ich habe die Satzung [Link] gelesen und willige in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten ein, die dem Zweck der Newsletter dienen. Die Datenschutzhinweise (Link oder URL) habe ich gelesen und akzeptiere diese. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.
Sonstige:
Ich willige in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten ein, die dem Zweck der Newsletter dienen. Die Datenschutzhinweise (Link oder URL) habe ich gelesen und akzeptiere diese. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Einmalige Zustimmung einholen
Um die einmalige Zustimmung der Kontakte einzuholen und weiterhin E-Mail zu versenden, setzen Sie bitte folgende Schritte um:

1. Anlegen eines Newsletterformulars:
   1. Bezeichnung: nur interne Bezeichnung
   2. HTML-Datei: Upload eines Formulars, welches als Datenfelder die E-Mailadresse (###EMAIL###), den Hinweis Datenschutztext ###DATENSCHUTZ_TEXT### und Checkbox (Auswahlkästchen) zur Bestätigung für den E-Mail-Versand ###ZUSTIMMUNG_EMAILVERSAND### enthält, weitere Datenfelder sind zu entfernen.
   3. Datenfeld E-Mail als Pflichtfeld definieren.
   4. Optin: das Optin-Verfahren (Zustimmungsverfahren) bleibt deaktiviert.
   5. Kategorien bleiben leer.

Nach dem Speichern erscheint ganz oben der „Platzhalter für Link in Kommunikationsaktion“ (z.B.: [LINK_NEWSLETTERAN_123]). Diesen Platzhalter für den nächsten Schritt kopieren.

1. Anlegen einer neuen Kommunikationsaktion:
   1. Im E-Mailtext muss der Platzhalter für den direkten Link zum oben angelegten Newsletterformular eingebunden sein z.B.: [LINK_NEWSLETTERAN_123]
   2. Im Reiter „Einstellungen“ muss als Event vor dem Versand „Link für Newsletterformular erzeugen“ ausgewählt werden.

Diese beiden Punkte sind Voraussetzung, dass die E-Mail überhaupt an die Kontakte verschickt werden kann, auch wenn diese bis zum jetzigen Zeitpunkt keine Zustimmung zum E-Mailversand gegeben haben.

1. Versand der Kommunikationsaktion: Die Kontakte erhalten in der Kommunikationsaktion einen Link zum Newsletterformular, in dem nur die E-Mail-Adresse gezeigt wird (schreibgeschützt) und die Checkbox (Auswahlkästchen) Zustimmung zum E-Mailversand abgefragt wird. Aktiviert der Kontakt die Checkbox (Auswahlkästchen)  und schickt das Formular ab, wird automatisch die Checkbox (Auswahlkästchen)  „Zustimmung zum Emailversand“ in den Adressdaten des Kontaktes gesetzt, ein entsprechender Eintrag in der Historie zur Checkbox (Auswahlkästchen) vermerkt und im Eventlogger (Ereignis-Aufzeichnung) unter dem Event „Newsletter Anmeldung durchgeführt“ ein Eintrag für den Kontakt generiert.