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Professionelles Veranstaltungsmanagement in der Verbandssoftware der SEWOBE

Managen Sie Ihre Events professionell in der Vereinssoftware. Ob große oder kleine Veranstaltungen, Kurse oder Seminare, öffentlich oder intern; das Eventmodul übernimmt Ihre Verwaltungsaufgaben effizient und zuverlässig. Sparen Sie Zeit und Geld in der Verwaltung und konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste: die kreative Planung. Denn so entstehen Events, die einfach unvergesslich sind!

Hier zur Musterhomepage mit integriertem Eventmodul.

Wenn Sie sich Videotutorials ansehen möchten, klicken Sie hier zum Youtube Channel der SEWOBE.

Event

Individuell gestaltbar

Gestalten Sie Ihre Eintrittskarten und die Präsentation Ihres Events auf der Homepage individuell. Die Homepage- und Portalansicht wartet darauf, mit Ihrer eigenen Veranstaltung befüllt zu werden. Hinterlassen Sie einen guten Eindruck mit Ihren vereinstypischen Farben, dem Vereins-Logo und informativen Texten.

Innerhalb der Online Vereinssoftware können Sie die Einstellungen komplett erledigen. Auf der Homepage erscheinen just in time alle Änderungen, die an der Veranstaltung vorgenommen werden. Schneller und einfacher geht es nicht. Keine Doppelarbeiten oder Übertragungsfehler mehr auf der Homepage.

Eintrittskarten individuell gestalten in der Verbandssoftware

Detaillierte Veranstaltungsbeschreibung

Detaillierte Eventbeschreibung in der Verbandssoftware

Geben Sie bereits in der Veranstaltungsübersicht Ihren Interessenten den besten Überblick über die Themen und Inhalte Ihrer Events. Die detaillierte Veranstaltungsbeschreibung wird beim Erstellen Ihrer Events einfach eingepflegt. Sie erscheint dann automatisch und übersichtlich in der Veranstaltungsliste. So finden Ihre Interessenten das passende Event. Die Informationen sind auf den ersten Blick sichtbar und auch ohne Umwege schnell aufrufbar. In der Detailansicht jeder Veranstaltung findet der Interessent was er braucht: Anfahrtsbeschreibungen, Einlass, Beginn und Ende des Events.

Kostenpflichtige und kostenlose Veranstaltungen verwalten

Sie wollen anstatt einer kostenpflichtigen Gala eine kostenlose Mitgliederversammlung durchführen? –Gut, denn mit den kostenfreien Eintrittskarten zahlen zum Beispiel Ihre Mitglieder auf einer Mitgliederversammlung keinen Cent. Gäste hingegen zahlen den Gäste-Preis. Sie haben hier die Möglichkeit, zu bestimmen, welche Karten im Ticketshop sichtbar sind oder ob Sie Karten nur über eine Einladung an Ihre Mitglieder verschicken möchten. Ebenso können Sie auch direkt die Buchhaltungsdaten einfügen zum Sparen von noch mehr Zeit. Eine Kombination aus kostenpflichtigem und kostenlosem Karten ist auch möglich.

Art- und Zahlungsmöglichkeit festlegen in der Verbandssoftware

Rollen Verteilung

Ansprechpartner und Zuständige festlegen in der Verbandsoftware

In dem Modul können Sie Ihre gewünschten Rollen erstellen und diese den zugehörigen Personen zuteilen. Die Personen werden dann auf Ihrer Website oder Portal als Vertreter angezeigt, soweit sie das eingestellt haben. Auch können Sie die Benachrichtigung über E-Mail aktivieren für die Personen bei Eingang von Bestellungen.

Serientermine erstellen

Wollen Sie eine Veranstaltung oder Seminar an bestimmten Terminen anbieten? Auch das ist kein Problem für das Eventmodul. Stellen Sie dafür ganz einfach ein, wann die Veranstaltung stattfinden soll, sei es an bestimmten Tagen, wöchentlich oder jährlich. Die Auswahl liegt ganz bei Ihnen.

Festlegung mehrerer Termine für Events in der Verbandssoftware

Unterschiedliche Veranstaltungstypen

Festlegung der Veranstaltungstypen in der Verbandsoftware

Besonders in Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig auch digitale Veranstaltungen halten zu können. Dafür hat das Modul die Fähigkeit diese Veranstaltung nicht nur vor Ort stattfinden zu lassen, sondern auch digital. Wenn sie eine Veranstaltung digital halten, erhalten die Teilnehmer einen Link zum digitalen Raum. Nicht nur digital und vor Ort Veranstaltungen sind möglich, sondern auch eine Kombination aus beiden.

Kontakte einladen

Dank der verschiedenen Einladungsmöglichkeiten sind Sie nicht nur auf intern gespeicherte Kontakte eingeschränkt.

Wenn Sie nur ausgewählten Kontakten eine Einladung schicken möchten, dann einfach per Einladungslink in einer E-Mail.
Der Veranstaltungsmanager ist direkt an die Kontaktverwaltung angebunden. Dadurch werden unnötige und zeitaufwendige Übertragungsarbeiten überflüssig. Wählen Sie aus Ihren Kontakten die gewünschte Zielgruppe und laden diese ein.

Außerdem können Sie über Serienkommunikation an mehrere Personen eine Einladung schicken. Diese bekommen dann eine E-Mail mit persönlichen Einladungslink, bei diesem können Sie auch einsehen, wann er angeklickt wurde.

Teilnehmerverwaltung

Bei der Teilnehmererfassung können Sie weitere Abfragen von weiteren Datenfeldern durchführen. Zusätzlich zu den Standarddatenfeldern können Sie individuelle Datenfelder definieren und abfragen speziell für ihre Veranstaltung. Bieten Sie vegetarische Gerichte an, so können Sie davor ganz einfach bei der Teilnehmererfassung, die Ernährungsweise von den Teilnehmern abfragen. Dazu können Sie neue Templates anlegen und den Typen festlegen (Text, Checkbox, Listen).

Zudem sind die Teilnehmerlisten und Rechnungsnummern exportierbar für die Veranstaltungen.

Eintrittskarte designen

Beim Erstellen der Eintrittskarten haben Sie eine breite Palette an verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Tickets nach Ihren Wünschen zu gestalten:

Unterschiedliche Kartenkategorien und Preise
Unterschiedliche Kartenkategorien sorgen für eine übersichtlichere Aufteilung Ihrer Besucher und Gäste. So bieten Sie zum Beispiel ein Kinderticket und ein Erwachsenenticket zu unterschiedlichen Preisen an.
Feste Platznummern für Karten oder nicht nummerierte Karten
Feste Platznummern ermöglichen eine genaue Sitzplatzbesetzung. Die Platznummer definieren Sie vorher individuell

Unterschiedliche Kartenkategorien und Preise
Unterschiedliche Kartenkategorien sorgen für eine übersichtlichere Aufteilung Ihrer Besucher und Gäste. So bieten Sie zum Beispiel ein Kinderticket und ein Erwachsenenticket zu unterschiedlichen Preisen an.
Feste Platznummern für Karten oder nicht nummerierte Karten
Feste Platznummern ermöglichen eine genaue Sitzplatzbesetzung. Die Platznummer definieren Sie vorher individuell mit einer Startnummer.

Unterschiedliche Kartenpreise für Mitglieder / Nichtmitglieder Soll das Mitglied weniger bezahlen als Nicht-Mitglieder, lässt sich das mit verschiedenen Karten realisieren. Sie erstellen einfach 2 Eintrittskarten. Die Veranstaltungskarten für Mitglieder erstellen Sie kostenfrei die Karten für alle anderen Teilnehmer mit dem gewünschten Verkaufspreis.
Kartendruck per PDF
Für den Fall, dass Sie Ihre Eintrittskarten nicht via Mail oder Link verschicken wollen, drucken Sie die Eintrittskarte aus und versenden Sie diese als Brief.
QR-Codes für die Anwesenheitskontrolle
Egal ob Ticket oder Eintrittskarte – lassen sich mit einem personalisierten QR-Code versehen. Dieser Code wird für jede Karte automatisch generiert und ermöglicht es, die Karte eindeutig zu identifizieren. Verschiedene Geräte (Handscanner, Smartphones etc.) können diesen Code auslesen und einen Teilnehmer automatisch auf anwesend setzen – so lässt sich mit einfachen Mitteln eine digitale Einlasskontrolle umsetzen. Besonders bei Großveranstaltungen mit mehreren Eingängen ist das ein großer Vorteil: Damit ist die Sicherung einer solchen Veranstaltung kein Problem mehr.
Maximale Teilnehmerzahl je Kartenart festlegen
Wollen Sie die Teilnehmerzahl der Veranstaltung begrenzen? Dann legen Sie die maximale Kartenanzahl für jede Kartenart, zum Beispiel Mitglieder- oder Gästekarten, fest.

Bestellmaske einbinden

Wenn Ihnen bereits eine Homepage oder ein Portal zur Verfügung steht und Sie mit dem Kartenverkauf beginnen wollen, bietet der Premiumanbieter SEWOBE einen Ticketshop, der einfach in Ihre Webseite integriert werden kann. Soll eine Veranstaltung nicht öffentlich sichtbar sein, können Sie die Veranstaltung auch nur im Portal anzeigen lassen. Mitglieder/Kunden oder Besucher können so ganz einfach über Ihre Homepage Karten bestellen.

Zahlarten und Rechnungen individualisieren

Da heutzutage die meisten Zahlungen im Internet getätigt werden, zahlen auch Ihre Kunden kostengünstig per Lastschrift direkt im Portal oder Website. Dabei können Sie die Preise in der Verbandssoftware einstellen. Hier lässt sich der Preis, die Mehrwert-Steuer, der Nachlass und Nachlassgrund einstellen.

Rechnungspositionen können Sie ebenfalls individuell anpassen. Diese können dann mit Platzhaltern als Vorlage gespeichert werden und zu den gehörigen Veranstaltungen dann ausgewählt werden. So können Sie für unterschiedliche Veranstaltung unterschiedliche Rechnungspositionen mit anderen Layouts definieren. Alle Veranstaltung können damit individuelle Layouts haben.

Einfache Kartenbestellung

Verschiedene Möglichkeiten zur Kartenbestellung stehen im Veranstaltungsmanagement zur Verfügung. Wie der Kunde seine Tickets bestellt, entscheidet er selbst: Möglich sind eine persönliche E-Mail-Einladung oder eine Online-Bestellung. Auch im Portal können Kunden Karten bestellen. Ebenso ist es möglich, eine Bestellung innerhalb des Portals vorzunehmen. Die Authentifizierung erfolgt durch den Login in den Mitgliederbereich – weitere Datenabfragen sind damit nicht mehr nötig. Sie wollen die Tickets für Ihre Veranstaltung individuell designen? Auch das können Sie im geschützten Bereich des Portals tun. Ist das Bestelllimit der Karte überschritten, ist dies ebenfalls kein Problem. Durch einrichten der Warteliste können Ihre Teilnehmer sich in die Warteliste eintragen und haben somit noch eine Chance auf eine Karte.

Bestätigungsemails zur Veranstaltung

Für einzelne Veranstaltungen können Sie die Bestätigungsemails selbst definieren. Dafür bieten wir Ihnen Platzhalter an, die diesen Prozess erleichtern. Dadurch können Bestellbestätigungen individualisiert werden. Wollen Sie zu bestimmen Veranstaltungen spezifische Daten und Rechnungen nicht ausgeben, so können sie diese von der Bestätigung entfernen. Somit kann jede Veranstaltung mit speziellen Bestätigungen angepasst werden. Diese können Sie als Layout speichern und wiederverwenden.

Falls Ihr Kunde mehrere Veranstaltungen bucht, definieren Sie hierfür eine globale Bestätigungsemail, die bei mehr als einer gebuchten Veranstaltung geschickt wird.

Partnerveranstaltungen

Führen sie Partnerveranstaltungen mit dem Modul durch. Wenn sie die Buchung bei einer anderen Organisation durchführen, können sie durch Partnerveranstaltung trotzdem die Veranstaltung bei Ihnen anbieten.

Somit können auch Benutzer des Portals ihre eigene Veranstaltung im Portal anlegen, jedoch muss ein Link angeben werden mit Buchung und mehr Details zu der Veranstaltung. Ein Admin bekommt durch das Anlegen der Veranstaltung eine Benachrichtigung und muss diese Veranstaltung dann freischalten.