Das Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm in der Verwaltungssoftware

Durch die Dialogbuchungsfunktion können Sie Buchungssätze in klassischer „Soll-/Haben Art“ erfassen. Ebenfalls Split-Buchungen und zusätzliche Verbuchungen auf Kostenstellen und Kostenträger sind möglich.

Es ist möglich digital vorliegende Rechnungsbelege direkt im Buchungssatz zu hinterlegen und archivieren (z. B. PDF-Dokumente). Das Buchhaltungsmodul übernimmt automatisch alle bereits in der Kundenverwaltung erzeugten und verfügbaren Belege (Beitragsrechnungen/ Eventtickets). Über Buchungsvorlagen können dadurch wiederkehrende Geschäftsvorfälle gespeichert und bei der nächsten Anwendung mit wenigen Mausklicks übernommen werden.

Für die Umsatzsteuerbuchungen werden in der SEWOBE Office Buchhaltung Steuerschlüssel definiert. Automatische Split-Buchungen verteilen die Umsatz- und Vorsteuerbeträge auf die hinterlegten Konten. Eine online Umsatzsatzsteuervoranmeldung kann dann mit dem optional verfügbaren Elster-Modul erfolgen.

Durch die Integration der Buchhaltung in der Kundenverwaltung kann ohne Medienbruch weitergearbeitet werden. Somit stehen Ihnen sofort in der Buchhaltung alle Umsätze aus dem Online Banking und aus der Beitragsabrechnung zur Verfügung. Im Idealfall müssen diese von Ihnen nur mit einem Knopfdruck bestätigen und in einen neuen Stapel übernehmen.

Im Standard ist der Kontenplan SKR49 in der Form einer Bilanz / GV sowie der Einnahmenüberschussrechnung mit den Berichten (Bilanz/GV, Einnahmenüberschussrechnung und Vermögensübersicht) als Vorlage hinterlegt.

• Erweiterung und Konfiguration Individueller Kontenpläne und eigener Berichte.
• Vielfältige Konfiguration des Berichtsgenerator.
• Aufbau von Berichte auf Konten, Kontenzuordnungen, Abschlussposten aber auch basierend auf den Ergebnissen weiterer Berichte.
• Buchungen nach dem Zuflussprinzip oder mit Personenkonten (Debitoren/Kreditoren).
• Weiterführende Berichte wie Summen- und Saldenlisten, das Buchungsjournal (Hauptbuch) und Kontenberichte sind selbstverständlich im Standard enthalten.
• Erstellung der Export-Datei für den Steuerberater in Sekunden.

Sofern die laufende Buchhaltung selbständig erfolgt, aber zur Testierung der Buchhaltung ein Export an den Steuerberater erfolgen soll, kann dies mittels CSV oder DATEV EXTF Datei erfolgen. Hierbei werden die Buchungen optional mit Belegen im Format DATEV Unternehmen Online als Datei exportiert.

Der große Vorteil des Buchhaltungsmoduls: Sie können täglich Berichte (Bilanz/EÜR/GV/Vermögensübersicht) mit den aktuellen Zahlen erzeugen auf der Basis aller Buchungen, die sich im Journal/Hauptbuch befinden.

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung können Anlagen mit entsprechender prozentualer Zuteilung zu den Geschäftsbereichen (ideell, wirtschaftlicher Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung etc.) inklusive Kaufbeleg hinterlegt werden.

Mit der Rücklagenverwaltung können Rücklagen in der Form Wiederbeschaffung, geplante Anschaffung und sonstige Rücklagen verwaltet und Zu- und Abflüsse hinterlegt werden. Eine Verbindung zur Anlagenbuchhaltung für Wiederbeschaffungen und für geplante Investitionen ist integriert. Die Verwaltungssoftware überführt die entsprechenden Buchungssätze mit hinterlegten Sachkonten automatisch ins Hauptbuch.

Freie Rücklagen können Sie mit dem integrierten Berechnungsmodul automatisch anhand der Buchungen im Hauptbuch errechnen. Die dazu entsprechenden prozentualen Grenzen sind in diesem Modul integriert. Ebenfalls zusätzlich auch die Übertragbarkeit der ungenützten Rücklagen aus den Vorjahren. Die Buchungssätze für die Übertragung ins Hauptbuch sind in den Standard-Kontenplänen integriert.

Das Buchhaltungsmodul berechnet die entsprechende Abschreibungen auf Basis hinterlegter Abschreibungstabellen (AFA) automatisch. Die Zuführung der Anlagenbewegungen ins Hauptbuch erfolgt dadurch automatisch anhand hinterlegter Buchungskonten. Ein Anlagenspiegel weist alle Anlagen gruppiert aus.

Ferner können Sie für eine Rücklagenverwaltung auch geplante Anlagen erfassen. Diese können dann innerhalb der Rücklagenverwaltung zugeordnet werden.

Gerade für Büros bei denen die Vorstände in räumlicher Distanz arbeiten, ist eine Online-Erfassung des Belegs mit einem optional aktivierten Freigabeworkflow eine große Erleichterung.

Dank Eingangsrechnungserfassung wird das möglich. Mit dem online Rechnungsprogramm können alle berechtigten Personen im Vorstand Rechnungen erfassen, die jeweiligen Grunddaten (Lieferant, Eingangsdatum, Zahlfrist, Kontodaten) anlegen und die Prüfanforderungen festlegen.

Müssen zum Beispiel zwei Personen eine Rechnung gegenzeichnen und freigeben, dann bekommen die Ansprechpartner über die Verwaltungssoftware die Aufgabe zugeteilt. Anschließend durchläuft die Rechnung die definierten Instanzen. Dabei weiß die Buchhaltung immer über den Status der Rechnung Bescheid: Ist sie bereits freigegeben? Ist sie bereits beglichen? Wie lang dauert die Frist noch? Nach Abschluss des Verfahrens überführt die Software die Daten automatisch in eine SEPA-Datei und weist die Zahlung fristgemäß an.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Beleg automatisch für die Buchhaltung vorkontiert und kann direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Damit ist garantiert, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnungseingangsbuchung führen. Mahnungen von Lieferanten sollten aufgrund der Transparenz im System der Vergangenheit angehören. 

In Büros, in denen Funktionsträger viele Dienstreisen machen, sind Reisekosten für die Buchführung mit großem Aufwand verbunden.

Die Verwaltungssoftware gibt deshalb jedem Kunden die Möglichkeit, seine Reisekostenabrechnung selbst vorzubereiten. Über die Buchhaltungsfunktion in der Verwaltungssoftware für Büros kann man seine Belege einreichen. Die Funktion überprüft diese Belege dann und die Verantwortlichen diese genehmigen. Nach der Freigabe werden offene Beträge automatisch überwiesen, welches eine erhebliche Erleichterungen für Buchhaltung und Verwaltung bedeutet.

Zudem gibt es individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe